Privacybeleid

1. WIE WIJ ZIJN

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Calqi BV, met maatschappelijke zetel te Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, België, ondernemingsnummer BE0783.944.892 (“Calqi”, “wij”, “ons”), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt in verband met onze website (calqi.be) en ons Platform (app.calqi.io).

Calqi is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen beschreven in deze Privacyverklaring, behalve wanneer wij optreden als verwerker namens onze Klanten op grond van een Verwerkersovereenkomst, zoals beschreven in Sectie 3.

Voor vragen over deze Privacyverklaring of om uw rechten uit te oefenen, contacteer ons via: privacy@calqi.be

• Calqi BV, Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, België

2. OP WIE DEZE VERKLARING VAN TOEPASSING IS

Deze Privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van onze website en personen die ons contacteren of een demo aanvragen;

• Klanten en de individuele Gebruikers van het Platform (medewerkers, beheerders, freelancers) die namens een Klant optreden;

• Uitgenodigde Aannemers en andere personen die toegang krijgen tot het Platform om te reageren op een offerteaanvraag of anderszins deel te nemen aan een project;

• Uitgenodigde Kijkers, met inbegrip van particulieren die door een Klant worden uitgenodigd om informatie met leesrechten over hun eigen project te bekijken (bijvoorbeeld de bouwheer van een project).

3. TWEE ROLLEN: CALQI ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN CALQI ALS VERWERKER

3.1 Als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt Calqi de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens voor haar eigen bedrijfsdoeleinden: het beheer van onze website, het beheer van accounts en facturatie, het verlenen van ondersteuning, het waarborgen van de veiligheid, het versturen van servicecommunicatie en, afhankelijk van uw keuzes, marketing. Deze Privacyverklaring beschrijft die verwerking.

3.2 Als verwerker verwerkt Calqi persoonsgegevens die een Klant, zijn Gebruikers of Uitgenodigde Partijen invoeren in Documenten op het Platform, of die een Klant deelt met een Uitgenodigde Kijker via een account met leesrechten, strikt op instructie van de Klant, onder de Verwerkersovereenkomst tussen Calqi en die Klant. Dit geldt zowel wanneer u vermeld staat in een Document (bijvoorbeeld in een lastenboek of een offerte) als wanneer u zelf over een account als Uitgenodigde Kijker beschikt, bijvoorbeeld als particuliere bouwheer die door uw architect of aannemer wordt uitgenodigd om het project online te volgen. Indien u een vraag heeft over die verwerking, neem dan in de eerste plaats contact op met de betrokken Klant (bijvoorbeeld het architectenbureau of de aannemer die het project beheert), aangezien die de verwerkingsverantwoordelijke is voor die gegevens en bepaalt welke projectinformatie met u wordt gedeeld.

4. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN

Afhankelijk van hoe u met ons omgaat, kunnen wij het volgende verzamelen:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel, werkgever.

• Accountgegevens: inloggegevens, rol en rechten, Klantorganisatie.

• Facturatiegegevens: facturatiegegevens, btw-nummer, betalingsstatus (betaalkaart- en bankgegevens worden rechtstreeks verwerkt door onze betalingsprovider en worden niet door Calqi opgeslagen).

• Gebruiks- en technische gegevens: loggegevens, IP-adres, browser- en apparaattype, bezochte pagina’s, acties op het Platform, tijdstempels.

• Supportcommunicatie: berichten, bijlagen en gespreksnotities uitgewisseld via onze supportkanalen (momenteel Crisp en e-mail).

• Inhoud die u of uw organisatie indient: lastenboeken, meetstaten, offertes en andere Documenten, die incidenteel persoonsgegevens kunnen bevatten van personen die erin worden vermeld (zie Sectie 3.2).

• Cookies en gelijkaardige technologieën: zie Sectie 10.

Wij verzamelen niet doelbewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens), en vragen u dergelijke gegevens niet op te nemen in Documenten, tenzij strikt noodzakelijk en rechtmatig voor uw eigen projectdoeleinden, in welk geval u zelf als verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens verantwoordelijk blijft.

5. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN EN ONZE RECHTSGROND

• Aanmaken en beheren van uw account, aanbieden van het Platform — rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.

• Facturatie en boekhouding — rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting.

• Klantenondersteuning en probleemoplossing — rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang.

• Beveiligen van het Platform, voorkomen van fraude en misbruik — rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

• Verbeteren en ontwikkelen van het Platform op basis van gebruikspatronen — rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.

• Versturen van service- en accountgerelateerde communicatie — rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang.

• Versturen van marketingcommunicatie, nieuwsbrieven of productupdates — rechtsgrond: toestemming, of gerechtvaardigd belang met een opt-out, in lijn met de toepasselijke e-marketingregels.

• Berekenen en aanbieden van benchmarkprijzen op basis van geanonimiseerde en/of geaggregeerde Projectprijsgegevens — rechtsgrond: toestemming, verleend door de Klant namens zijn organisatie onder de Gebruiksvoorwaarden, enkel toegepast op geanonimiseerde en/of geaggregeerde gegevens.

• Naleven van wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen — rechtsgrond: wettelijke verplichting.

6. BENCHMARKPRIJZEN EN PROJECTPRIJSGEGEVENS

6.1 Ons Platform biedt benchmarkprijzen en aanverwante functionaliteiten aan om architecten en aannemers te helpen prijzen op hun eigen projecten te vergelijken en te valideren. Om deze functionaliteit te bieden, anonimiseren en/of aggregeren wij Projectprijsgegevens die door Klanten en Uitgenodigde Aannemers worden ingediend, zodat deze geen specifiek project, organisatie of individu meer identificeren.

6.2 Door het Platform te gebruiken, stemt de Klant, namens zichzelf en namens de Gebruikers en Uitgenodigde Aannemers die hij machtigt, ermee in dat Calqi Projectprijsgegevens anonimiseert en/of aggregeert en gebruikt om benchmarkprijzen en gelijkaardige statistische functionaliteiten te berekenen en aan te bieden, zoals verder beschreven in Artikel 7.3 van onze Gebruiksvoorwaarden. U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door contact op te nemen met privacy@calqi.be, in welk geval de toekomstige Projectprijsgegevens van uw organisatie voortaan van deze verwerking worden uitgesloten; dit heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen.

6.3 Benchmarkprijzen zijn geaggregeerde, informatieve referentiepunten. Het zijn geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of een persoon anderszins in aanmerkelijke mate treffen, en Calqi gebruikt ze niet om individuen te profileren. Elke organisatie die het Platform gebruikt, blijft zelf als enige verantwoordelijk voor de prijzen, offertes en biedingen die zij vastlegt.

7. MET WIE WIJ GEGEVENS DELEN

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens enkel met:

• Subverwerkers die ons helpen onze diensten te leveren, zoals hostingproviders, onze klantenondersteuningstool (Crisp), onze betalingsverwerker, en andere operationele softwareleveranciers. Een actuele lijst van subverwerkers is op aanvraag beschikbaar via privacy@calqi.be.

• Professionele adviseurs (zoals boekhouders of advocaten), waar nodig.

• Overheidsinstanties, wanneer wettelijk vereist of om onze wettelijke rechten te beschermen.

• Een andere partij in geval van een fusie, overname of verkoop van activa, mits passende waarborgen.

8. INTERNATIONALE DOORGIFTEN

Sommige van onze subverwerkers kunnen buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn. In dat geval zorgen wij voor een passend beschermingsniveau via een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen, of een andere onder de AVG erkende passende waarborg.

9. HOE LANG WIJ GEGEVENS BEWAREN

• Account- en Platformgegevens: voor de duur van uw Abonnement, en doorgaans verwijderd of geanonimiseerd binnen [90 dagen] na afsluiting van het account, tenzij een langere termijn vereist is om wettelijke, boekhoudkundige of geschillenbeslechtingsredenen.

• Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: voor de in België toepasselijke wettelijke bewaartermijn (momenteel 7 jaar).

• Supportcommunicatie: doorgaans bewaard gedurende [24 maanden] om terugkerende problemen te kunnen opvolgen, tenzij u om eerdere verwijdering verzoekt.

• Marketingcontactgegevens: tot u zich uitschrijft of bezwaar maakt.

10. COOKIES

Onze website en ons Platform gebruiken cookies en gelijkaardige technologieën. Strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt om de website en het Platform te laten werken en vereisen geen toestemming. Analytische en eventuele marketingcookies worden enkel geplaatst met uw toestemming, die u op elk moment kunt geven of intrekken via onze cookiebanner of browserinstellingen. Voor details over de specifiek gebruikte cookies, zie onze cookiebanner.

11. BEVEILIGING

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik, met inbegrip van toegangscontroles, versleuteling tijdens verzending en regelmatige beveiligingsevaluaties. Geen enkel systeem is volledig veilig, en wij moedigen u aan om ook zelf redelijke stappen te ondernemen om uw eigen accountgegevens te beschermen.

12. UW RECHTEN

Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om:

• toegang te krijgen tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren;

• rechtzetting van onjuiste of onvolledige gegevens te vragen;

• verwijdering van uw gegevens te vragen;

• beperking van de verwerking te vragen;

• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, met inbegrip van directe marketing;

• gegevensoverdraagbaarheid te vragen;

• op elk moment uw toestemming in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast;

• een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw eigen land van verblijf.

Om deze rechten uit te oefenen, contacteer privacy@calqi.be. Indien uw gegevens voorkomen in Documenten beheerd door een Klant (zie Sectie 3.2), kunnen wij u doorverwijzen naar die Klant als de bevoegde verwerkingsverantwoordelijke.

13. KINDEREN

Het Platform is een professioneel business-to-business hulpmiddel en richt zich niet tot kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar in het kader van onze eigen activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke.

14. WIJZIGINGEN AAN DEZE VERKLARING

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke vereisten weer te geven. Wij zullen Klanten informeren over belangrijke wijzigingen per e-mail, via het Platform of via onze website, en zullen de datum “laatst bijgewerkt” hierboven aanpassen.

15. CONTACT

Voor elke vraag of opmerking over deze Privacyverklaring of over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, contacteer ons via privacy@calqi.be of Calqi BV, Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, België.