Déclaration de confidentialité
Dernière mise à jour : 18 août 2026
1. QUI NOUS SOMMES
La présente Déclaration de confidentialité explique comment Calqi BV, ayant son siège social à Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, Belgique, numéro d’entreprise BE0783.944.892 (« Calqi », « nous »), collecte, utilise et protège les données à caractère personnel en lien avec notre site web (calqi.be) et notre Plateforme (app.calqi.io).
Calqi est responsable du traitement pour les traitements décrits dans la présente Déclaration de confidentialité, sauf lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte de nos Clients dans le cadre d’un Accord de traitement des données, comme décrit à la Section 3.
Pour toute question relative à la présente Déclaration de confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous via : • privacy@calqi.be
• Calqi BV, Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, Belgique
2. À QUI S’APPLIQUE CETTE DÉCLARATION
La présente Déclaration de confidentialité s’applique :
• aux visiteurs de notre site web et aux personnes qui nous contactent ou demandent une démonstration ;
• aux Clients et aux Utilisateurs individuels de la Plateforme (travailleurs, administrateurs, freelances) agissant pour le compte d’un Client ;
• aux Entrepreneurs Invités et autres personnes qui accèdent à la Plateforme pour répondre à une demande d’offre ou participer autrement à un projet ;
• aux Invités en Consultation, y compris les particuliers invités par un Client à consulter, en lecture seule, des informations relatives à leur propre projet (par exemple, le maître d’ouvrage d’un projet).
3. DEUX RÔLES : CALQI EN TANT QUE RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET CALQI EN TANT QUE SOUS-TRAITANT
3.1 En tant que responsable du traitement, Calqi détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel pour ses propres besoins commerciaux : gestion de notre site web, gestion des comptes et de la facturation, fourniture de support, sécurité, envoi de communications de service et, selon vos choix, marketing. La présente Déclaration de confidentialité décrit ce traitement.
3.2 En tant que sous-traitant, Calqi traite les données à caractère personnel qu’un Client, ses Utilisateurs ou des Parties Invitées introduisent dans des Documents sur la Plateforme, ou que le Client partage avec un Invité en Consultation via un compte en lecture seule, strictement sur instruction du Client, dans le cadre de l’Accord de traitement des données conclu entre Calqi et ce Client. Cela s’applique que vous soyez mentionné dans un Document (par exemple, dans un cahier des charges ou une offre) ou que vous disposiez vous-même d’un compte d’Invité en Consultation, par exemple en tant que maître d’ouvrage privé invité par votre architecte ou votre entrepreneur à suivre le projet en ligne. Si vous avez une question sur ce traitement, veuillez d’abord contacter le Client concerné (par exemple, le bureau d’architecture ou l’entrepreneur gérant le projet), celui-ci étant le responsable du traitement pour ces données et déterminant les informations de projet qui vous sont communiquées.
4. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS
Selon la manière dont vous interagissez avec nous, nous pouvons collecter :
• Données d’identification et de contact : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, fonction, employeur.
• Données de compte : identifiants de connexion, rôle et droits, organisation Cliente.
• Données de facturation : coordonnées de facturation, numéro de TVA, statut de paiement (les données de carte bancaire et bancaires sont traitées directement par notre prestataire de paiement et ne sont pas stockées par Calqi).
• Données d’utilisation et techniques : données de journalisation, adresse IP, type de navigateur et d’appareil, pages consultées, actions effectuées sur la Plateforme, horodatages.
• Communications de support : messages, pièces jointes et notes d’appel échangés via nos canaux de support (actuellement Crisp et e-mail).
• Contenu que vous ou votre organisation soumettez : cahiers des charges, bordereaux de métré, offres et autres Documents, qui peuvent accessoirement contenir des données à caractère personnel de personnes qui y sont mentionnées (voir Section 3.2).
• Cookies et technologies similaires : voir Section 10.
Nous ne collectons pas intentionnellement de catégories particulières de données à caractère personnel (telles que des données de santé ou biométriques), et vous demandons de ne pas inclure de telles données dans les Documents, sauf si cela est strictement nécessaire et licite pour les besoins de votre propre projet, auquel cas vous restez responsable, en tant que responsable du traitement, de ces données.
5. COMMENT NOUS UTILISONS LES DONNÉES ET NOTRE BASE JURIDIQUE
• Création et gestion de votre compte, fourniture de la Plateforme — base juridique : exécution d’un contrat.
• Facturation et comptabilité — base juridique : exécution d’un contrat ; obligation légale.
• Support client et résolution de problèmes — base juridique : exécution d’un contrat ; intérêt légitime.
• Sécurisation de la Plateforme, prévention de la fraude et des abus — base juridique : intérêt légitime.
• Amélioration et développement de la Plateforme sur la base des habitudes d’utilisation — base juridique : intérêt légitime.
• Envoi de communications de service et relatives au compte — base juridique : exécution d’un contrat ; intérêt légitime.
• Envoi de communications marketing, newsletters ou mises à jour produit — base juridique : consentement, ou intérêt légitime avec possibilité de désinscription, conformément aux règles applicables en matière de marketing électronique.
• Calcul et mise à disposition de prix de référence à partir de Données de prix de projet anonymisées et/ou agrégées — base juridique : consentement, donné par le Client au nom de son organisation en vertu des Conditions Générales, appliqué uniquement aux données anonymisées et/ou agrégées.
• Respect des obligations légales, comptables et fiscales — base juridique : obligation légale.
6. PRIX DE RÉFÉRENCE ET DONNÉES DE PRIX DE PROJET
6.1 Notre Plateforme propose des prix de référence et des fonctionnalités connexes pour aider les architectes et les entrepreneurs à comparer et valider les prix sur leurs propres projets. Pour fournir cette fonctionnalité, nous anonymisons et/ou agrégeons les Données de prix de projet soumises par les Clients et les Entrepreneurs Invités, de sorte qu’elles n’identifient plus aucun projet, organisation ou individu spécifique.
6.2 En utilisant la Plateforme, le Client consent, en son nom propre et au nom des Utilisateurs et Entrepreneurs Invités qu’il autorise, à ce que Calqi anonymise et/ou agrège les Données de prix de projet et les utilise pour calculer et proposer des prix de référence et des fonctionnalités statistiques similaires, comme décrit plus en détail à l’article 7.3 de nos Conditions Générales. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en contactant privacy@calqi.be, auquel cas les futures Données de prix de projet de votre organisation seront exclues de ce traitement à l’avenir ; cela n’affecte pas les traitements déjà effectués.
6.3 Les prix de référence sont des points de repère informatifs agrégés. Il ne s’agit pas de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou affectant une personne de manière significative, et Calqi ne les utilise pas pour profiler des individus. Chaque organisation utilisant la Plateforme reste seule responsable des prix, offres et soumissions qu’elle fixe.
7. AVEC QUI NOUS PARTAGEONS LES DONNÉES
Nous ne vendons ni ne louons de données à caractère personnel. Nous partageons les données à caractère personnel uniquement avec :
• Des sous-traitants qui nous aident à fournir nos services, tels que des fournisseurs d’hébergement, notre outil de support client (Crisp), notre prestataire de paiement, et d’autres fournisseurs de logiciels opérationnels. Une liste actuelle des sous-traitants est disponible sur demande à privacy@calqi.be.
• Des conseillers professionnels (tels que comptables ou avocats), lorsque nécessaire.
• Des autorités publiques, lorsque la loi l’exige ou pour protéger nos droits légaux.
• Une autre partie en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs, moyennant des garanties appropriées.
8. TRANSFERTS INTERNATIONAUX
Certains de nos sous-traitants peuvent être situés en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillons à garantir un niveau de protection adéquat au moyen d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, de clauses contractuelles types, ou d’une autre garantie appropriée reconnue par le RGPD.
9. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES
• Données de compte et de Plateforme : pour la durée de votre Abonnement, généralement supprimées ou anonymisées dans un délai de [90 jours] après la clôture du compte, sauf si une durée plus longue est requise pour des raisons légales, comptables ou de règlement de litiges.
• Données de facturation et comptables : pendant le délai légal de conservation applicable en Belgique (actuellement 7 ans).
• Communications de support : généralement conservées pendant [24 mois] afin de nous permettre de suivre les problèmes récurrents, sauf demande de suppression anticipée.
• Données de contact marketing : jusqu’à votre désinscription ou opposition.
10. COOKIES
Notre site web et notre Plateforme utilisent des cookies et technologies similaires. Les cookies strictement nécessaires sont utilisés pour faire fonctionner le site web et la Plateforme et ne nécessitent pas de consentement. Les cookies analytiques et tout cookie marketing ne sont placés qu’avec votre consentement, que vous pouvez donner ou retirer à tout moment via notre bandeau de cookies ou les paramètres de votre navigateur. Pour plus de détails sur les cookies spécifiques utilisés, consultez notre bandeau de cookies.
11. SÉCURITÉ
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre l’accès non autorisé, la perte ou l’usage abusif, y compris des contrôles d’accès, un chiffrement lors de la transmission et des évaluations de sécurité régulières. Aucun système n’est totalement sécurisé, et nous vous encourageons également à prendre des mesures raisonnables pour protéger vos propres identifiants de compte.
12. VOS DROITS
Sous réserve des conditions prévues par le RGPD, vous avez le droit de :
• accéder aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet ;
• demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• demander l’effacement de vos données ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, y compris pour la prospection directe ;
• demander la portabilité de vos données ;
• retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l’autorité de protection des données de votre pays de résidence.
Pour exercer ces droits, contactez privacy@calqi.be. Si vos données figurent dans des Documents gérés par un Client (voir Section 3.2), nous pourrons vous orienter vers ce Client en tant que responsable du traitement compétent.
13. ENFANTS
La Plateforme est un outil professionnel destiné aux entreprises (B2B) et ne s’adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel de personnes de moins de 18 ans dans le cadre de nos propres activités en tant que responsable du traitement.
14. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION
Nous pouvons mettre à jour la présente Déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter des changements dans nos pratiques ou des exigences légales. Nous informerons les Clients des modifications importantes par e-mail, via la Plateforme ou via notre site web, et mettrons à jour la date de « dernière mise à jour » indiquée ci-dessus.
15. CONTACT
Pour toute question ou remarque concernant la présente Déclaration de confidentialité ou la manière dont nous traitons les données à caractère personnel, contactez-nous via privacy@calqi.be ou Calqi BV, Hoge Weg 129, 2940 Stabroek, Belgique.
